• የሚቀርበው ጥያቄ  በዝርዝር ዲዛይን ጥናት፣ ዕቅድናበበጀት የተደገፈ መሆን አለበት፡
• የሚዘረጋለት ተቋም ስራውን ሊከታተልና ሊረከብ  የሚችል ባለሙያ ሊኖረው ይገባል፡
• የአገልግሎት ጥያቄዉንም ሆነ ወጪውን ለመተካት  በደብዳቤ ማቅረብና ፕሮግራም ማስያዝ፣

• በተቋማቸው የመረጃ መረብ መኖሩን ማረጋገጫ ማቅረብ፡፡
• ጥያቄው በዕቅድና በበጀት የተደገፈ መሆን አለበት፡፡
• የተቋሙን አጠቃላይ  መረጃ የያዘ ሰነድ ማቅረብ
• ስራውን የሚከታተልና የሚቆጣጠር እንዲሁም ተረክቦ ስራውን ሊያስቀጥል የሚችል ባለሙያ መመደብ

የመረጃ መረብና የሶፍትዌር ልማት ቴክኒካል ድጋፍ መስጠት  የዲዛይንና ጥናት  እንዲሁም  ዝርዝር መለኪያ ማዘጋጀት

• ጥያቄውን በስልክ፣ በኢሜይል፣ በፋክስ ወይም በደብዳቤ ማቅረብ
• የሚፈልጉትን ድጋፍና የምክር አገልግሎት ዓይነትና ስፋት በግልጽ ማሳወቅ
• ጊዜ መወሰንና ቀድሞ ማሳወቅ

• የአገልግሎት ጥያቄዉን በደብዳቤ ቀድሞ ማቅረብ

• የአገልግሎት ጥያቄዉን በን/ኢ/ከ/ል/ቢሮ/መምሪያ/ጽ/ቤት በኩል በደብዳቤ ማቅረብ
• ጥያቄዉን በማመልከቻ  ማቅረብ
• የአገልግሎት አይነቱን መግለጽ
• መሟላት የሚገባቸዉን ሰነዶች በሙሉ አሟልቶ መቅረብ  ምሳሌ፡- የንግድ ምዝገባ ሰርተፍኬት፣ የግብር  ከፋይነት  መለያ ቁጥር /Tin number/፣ የትምህርት ማስረጃ፣ በውልና  ማስረጃ  የፀደቀ  የቤት ኪራይ  ውል ወይም  የቤት ካርታ ፕላን ኮፒ፣ መታወቂያና ሁለት ጉርድ  ፎቶ፣ ማህበር  ከሆነ  የመመስረቻ  ፅሁፍና  መተዳደሪያ ደንብ  እንዲሁም እንደ  ንግድ መስኩ  የሚያስፈልጉ  ቁሳቁሶች… ወዘተ